Beim Kauf eines Kassensystem gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Hier findest Du eine strukturierte Übersicht / Checkliste mit den zentralen Entscheidungen und Fragen, die Du Dir als Restaurantinhaber stellen solltest:

Rechtliche Anforderungen in der Schweiz (GoBD/OR)

Keine Manipulationsmöglichkeit: Elektronische Systeme müssen so konfiguriert sein, dass Buchungen nicht nachträglich geändert oder unkenntlich gemacht werden können.
Belegpflicht: Für jede Bargeldtransaktion ist ein Beleg auszustellen.
Ordnungsgemässes Kassenbuch: Einnahmen und Ausgaben müssen chronologisch und lückenlos festgehalten werden, oft in einem Kassenbericht.
Aufbewahrungspflicht: Sämtliche Buchungsbelege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Integrität: Die Daten müssen den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (OR) entsprechen.

Anforderungen des Restaurants
Ein Kassensystem in der Gastronomie sollte Funktionen bieten wie:

Einfache und schnelle Bedienung
Grafischer Tischplan
Bondruck Buffet/Küche
Splitrechnung
Produktvarianten und Änderungswünsche
Unterstützung für mehrere Kassen oder Filialen
Cloud-Dashboard

Zahlungsabwicklung
In Sachen Zahlungsabwicklung solltest Du Dir folgende Fragen stellen:

Können stationäre Kassen mit einem Kartenterminal verbunden werden?
Kann man mit mobilen Bestellterminals auch direkt am Tisch kontaktlose Kartenzahlungen mit einer SoftPOS-Lösung annehmen?
Kann der Zahlungsdienstleister frei gewählt werden und wie sind die Gebühren? Vorsicht: Viele Anbieter bieten nur eine eigene Zahlungslösung an oder arbeiten exklusiv mit einem Zahlungsanbieter. Das resultiert oft in Abhängigkeiten und hohen Gebühren. Du solltest immer eine Wahl haben und Gebühren vergleichen.

Cloud vs- On-Premise

Ein Cloud-Kassensystem läuft auf einem externen Server und erfordert eine Internetanbindung. Diese Lösungen sind meist kostengünstig, aber speziell für die Gastronomie nur wenig geeignet. In der Gastronomie müssen die Abläufe schnell und unabhängig vom Internet funktionieren.

Ein On-Premise Kassensystem wird lokal auf eigener Hardware installiert. Das bietet maximale Datenkontrolle, Geschwindigkeit und Unabhängigkeit von Internetverbindungen. Dafür verursacht eine On-Premise Kassensystem höhere Anschaffungskosten, da ja zuerst die Hardware gekauft werden muss. Viele On-Premise Kassenlösungen bieten aber auch zusätzliche Cloud-Funktionen wie ein Cloud-Dashboard oder eine Cloud-Synchronisation. So erhälst Du dann das Beste aus beiden Welten!

Preis
Der Preis für ein Kassensystem setzt sich aus verschiedenen Punkten zusammen:

Ist der Preis für das Kassensystem (Software) Einmalig oder ein Abo?
Welche Hardware kann für das Kassensystem eingesetzt werden? Hier kann man grundsätzlich sagen, dass Tablets/Kassen mit Android-Betriebssystem, deutlich günstiger sind als Windows oder iOS-Geräte. Vorsicht von geschlossenen Systemen: Also Hardware die nur mit einer bestimmten Software funktionieren.
Zahlungsabwicklungsgebühren und Kosten für Kartenterminal (Miete/Kauf)
Kosten für Erst-Einrichtung
Kosten für Support

Support
Ein ganz wichtiger Punkt der oft vernachlässigt wird. Du solltest Dir hier im Klaren sein was Dich erwartet:

Gibt es einen menschlichen Support oder musst Du Dich mit einer KI herumschlagen?
Gibt es eine Telefonnummer oder nur ein Ticket-System oder Kontaktformular?
Wie sind die Zeiten für Support und die Antwortzeiten?

Zukunftssicherheit
Hier solltest Du beachten, dass das Kassensystem auch erweitert werden kann, wenn Dein Restaurant wächst. z.B. wenn Du einen 2 Standort aufmachst oder zusätzlich Take-Away oder Hauslieferung anbietest.

Fazit:
Der Kauf eines Kassensystem sollte gut überlegt sein. Das Kassensystem sollte zu Dir und Deinem Restaurant passen. Es gibt nicht “das beste Kassensystem”, sondern nur das Kassensystem das am besten zu Dir passt. Lass Dich persönlich beraten und stelle im Vorfeld Fragen. Wir nehmen uns gerne Zeit für eine ausführliche Beratung und hoffen das wir Dir bereits mit dieser Übersicht helfen konnten.

Links: